El futuro llegó ayer (o como las tecnologías colaborativas nos ayudaron durante la pandemia covid19)

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*Por Alejandro Leguizamón, Gerente de Cuentas Clave y Transformación Digital de Algar Tech Argentina.

¿Qué pasó? ya veníamos haciendo algún día por semana de Home Office, pero la necesidad imperiosa del Aislamiento Social Preventivo nos obligó a todos a hacerlo de lunes a viernes.

 

¿Como se solucionó en la práctica? Las aplicaciones de Comunicadores (Hangouts, Skype, Zoom, Bluejeans, Webex, entre otros) nos permitían hacer reuniones con “Clientes o Colaboradores” en otros países, pero, de un día para otro, las utilizamos para hablar y compartir tareas y documentos con “Clientes y Colaboradores” a 10 cuadras de la oficina, ahorrando tiempos, costos y molestias de viajes, mejorando la calidad de vida de los participantes, e incluso permitiendo más productividad.

 

Claro, antes era impensable no visitar periódicamente en forma presencial a un “Cliente o  Colaborador”, para controles de avances y/o solucionar problemas. Aprendimos que con Comunicadores y Herramientas de Gestión de Proyectos (como el Trello y otros basados en OpenUP, Kanban o Scrum, “ágiles”) podemos hacer, en tiempos más acotados, las mismas funciones. ¡Ya estaba la Base del Cambio, pero la inercia laboral continuaba… y ahora cambió!

 

¿Como sigue? está claro que muchos de estos cambios forzados por la Cuarentena llegaron para quedarse. Casi nadie piensa que hay que ir todos los días a la Oficina. Sí hay que reunirse remotamente con los Compañeros de Trabajo en reuniones diarias ejecutivas y el resto del tiempo buscar mejorar la Atención de los Clientes, los Procesos, las mejoras en la Comunicación Interna y simplificar continuamente.

 

¿Cómo lo podemos manejar? Por ejemplo, utilizamos la G Suite de Google teniendo no sólo el Comunicador Hangouts / Meet, sino también todo el Entorno de Oficina (Escribir, Dibujar, Calcular, etc.) y los Archivos comunes disponibles desde Internet (Google Drive). Así, nos permitimos escribir “Documentos Vivos Compartidos” que, mientras los hacemos, lo estamos mostrando en tiempo real a nuestros Compañeros, hasta mucho mejor que cuando estábamos en la Oficina Física y teníamos que esperar que todos llegaran…  ¡Otra vida!

 

Llegaron para quedarse. Los Comunicadores y Plataformas Colaborativas encauzaron, no sólo los Proyectos y Tareas, sino también unificaron en Internet (la Nube) los documentos dinámicos de cada cosa que hacemos, permitiendo la visibilidad inmediata a Todos los Compañeros de Trabajo, democratizando también la información laboral.

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